MSKNAPP

(Stand: 23.04.2021 – mit Verfahren „Dienst-E-Mail“ und „Visavid“

ergänzt: Dienst-E-Mail über „musin“ für Münchner Schulen)

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen

zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist.

Als Betroffener einer Datenverarbeitung haben Sie die folgenden Rechte:

• Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO).

• Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf

Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).

• Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung

der Verarbeitung verlangen (Art. 17 und 18 DSGVO).

• Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung

besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht

Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).

• Falls Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben und die Verarbeitung auf dieser Einwilligung

beruht, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit

der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen

nicht berührt.

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen

die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch einzulegen, wenn die Verarbeitung auf Grundlage des Art.

6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. e DSGVO erfolgt (Art. 21 Abs. 1 Satz 1 DSGVO).

Unabhängig davon besteht ein Beschwerderecht beim Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz,

den Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen:

Postanschrift: Postfach 22 12 19, 80502 M̈ünchen

Adresse: Wagmüllerstraße 18, 80538 M̈ünchen

Telefon: 089 212672-0

Telefax: 089 212672-50

E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de

Internet: https://www.datenschutz-bayern.de/

Beim Zugriff auf dieses Internetangebot werden von uns Cookies (kleine Dateien) auf Ihrem Gerät gespeichert,

die für die Dauer Ihres Besuches auf der Internetseite gültig sind („session-cookies“). Wir

verwenden diese ausschließlich während Ihres Besuchs unserer Internetseite. Die meisten Browser

sind so eingestellt, dass sie die Verwendung von Cookies akzeptieren, diese Funktion kann aber

durch die Einstellung des Internetbrowsers von Ihnen für die laufende Sitzung oder dauerhaft abgeschaltet

werden. Nach Ende Ihres Besuches wird Ihr Browser diese Cookies automatisch löschen.

Wir führen eine Reichweitenmessung nur anhand statistischer Daten (also ohne Nutzung personenbezogener

Daten) durch.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen der Bereitstellung der dienstlichen E-Mail-Postfächer

zur datenschutzkonformen elektronischen Kommunikation des staatlichen Personals an staatlichen

bayerischen Schulen. Damit dient die Datenverarbeitung der Erfüllung des Bildungs- und Erziehungsauftrags,

den das Bayerische Gesetz über das Erziehungs- und Unterrichtswesen (BayEUG)

den Schulen zuweist.

Bei den Daten von Kommunikationspartnern ohne eigenen Dienst-E-Mail-Account (z.B. Schülerinnen

und Schüler, Erziehungsberechtigte, schulische Partner) handelt es sich um diejenigen Daten, die im

Rahmen des E-Mail-Verkehrs mit einer Nutzerin bzw. einem Nutzer eines Dienst-E-Mail-Postfachs bekannt

werden. Das sind beispielsweise die E-Mail-Adresse, Name, Uhrzeit der versandten E-Mail und

Inhalt der versandten E-Mail inkl. Anlage.

Soweit eine Datenverarbeitung auf freiwilliger Basis erfolgt, ist Rechtsgrundlage eine Einwilligung der

betroffenen Personen.

Im Übrigen ist Rechtsgrundlage Art. 85 Abs. 1 BayEUG.

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen

zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist.

Die Vorgaben zur Speicherdauer sind insbesondere Ziffer 5 der Anlage 2 Abschnitt 7 der BaySchO, zu entnehmen.

Dies bedeutet für die Löschfrist im Einzelnen:

• Eigene Inhalte (z.B. Inhalte des E-Mail-Postfachs, selbst angelegte Kalender und Adressbücher/

Kontakte) löschen die Nutzerinnen und Nutzer selbst, sobald diese nicht mehr erforderlich

sind, in der Regel spätestens nach Ablauf des darauffolgenden Schuljahres.

• Im Übrigen erfolgt die Löschung nach Deaktivierung des Postfachs in der Benutzerverwaltung.

Durch die Nutzerin bzw. den Nutzer versandte Nachrichten/Anhänge verbleiben beim Empfänger.

Bei den Daten von Nutzerinnen und Nutzern eines Dienst-E-Mail-Postfachs (z.B. Lehrkräfte) handelt

es sich um Stammdaten, sichtbare Profilinformationen, Passwort, Inhaltsdaten der E-Mails und Anlagen,

Kalendereinträge und Aufgaben und sonstige Nutzungsdaten (Protokolldaten) im Sinne der Ziffern

3.1.1 bis 3.1.5 in Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO.

Für die Beschäftigtendaten ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO i.V. mit den Rechtsgrundlagen

des jeweiligen Beschäftigungsverhältnisses.

Für die Verarbeitung der Inhaltsdaten die für den jeweiligen Verarbeitungsvorgang einschlägigen

Rechtsgrundlagen, in der Regel Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO in Verbindung mit Art. 85 Abs. 1 BayEUG,

soweit eine Datenverarbeitung auf freiwilliger Basis erfolgt, ist Rechtsgrundlage eine Einwilligung der

betroffenen Personen.

Siehe oben unter a) Daten von Kommunikationspartnern ohne eigenen Dienst-E-Mail-Account (z.B.

Schülerinnen und Schüler, Erziehungsberechtigte, schulische Partner) - Zwecke.

Andere Nutzerinnen und Nutzer, mit denen kommuniziert wird.

Bei den Daten von Kommunikationspartnern ohne eigenen Dienst-E-Mail-Account (z.B. Schülerinnen

und Schüler, Erziehungsberechtigte, schulische Partner) handelt es sich um diejenigen Daten, die im

Rahmen des E-Mail-Verkehrs mit einer Nutzerin bzw. einem Nutzer eines Dienst-E-Mail-Postfachs bekannt

werden. Das sind beispielsweise die E-Mail-Adresse, Name, Uhrzeit der versandten E-Mail und

Inhalt der versandten E-Mail inkl. Anlage.

Rechtsgrundlage

Soweit eine Datenverarbeitung auf freiwilliger Basis erfolgt, ist Rechtsgrundlage eine Einwilligung der

betroffenen Personen.

Im Übrigen ist Rechtsgrundlage Art. 85 Abs. 1 BayEUG.

Zwecke

Die Datenverarbeitung im Rahmen der Bereitstellung der E-Mail-Postfächer dient der datenschutzkonformen

elektronischen Kommunikation des Personals an Münchner Schulen insbesondere mit Erziehungsberechtigten,

Schülerinnen und Schülern (soweit hierfür keine Schul- bzw. Elternkommunikationsportale

durch den Schulaufwandsträger bereitgestellt werden), sowie mit schulischen Partnern, z.

B. mit örtlichen Behörden, Vereinen, Einrichtungen und Unternehmen; ebenso ggf. der Kommunikation

zwischen Schulen und weiteren öffentlichen Stellen zur dienstlichen Aufgabenerfüllung. Damit

dient die Datenverarbeitung der Erfüllung des Bildungs- und Erziehungsauftrags, den das Bayerische

Gesetz über das Erziehungs- und Unterrichtswesen (BayEUG) den Schulen zuweist.

Empfänger sind in erster Linie diejenigen Nutzerinnen und Nutzer des Dienst-Email-Postfachs (staatliches

Personal), mit welchen über Dienst-E-Mail kommuniziert wird.

Im Falle eines etwaig durch die Nutzungsbedingungen gestattetem Postfachzugriff kann darüber hinaus

die Schulleitung und ggf. dienstlicher Vertreter der Nutzerin bzw. des Nutzers Empfänger der personenbezogenen

Daten sein.

Zur Bereitstellung und Nutzung der Dienst-E-Mail ist ferner die Übermittlung personenbezogener

Daten an ausgewählte Dienstleister notwendig. Mit diesen Dienstleistern hat die Schule eine Vereinbarung

zur Datenverarbeitung im Auftrag der Schule geschlossen (sog. „Auftragsverarbeitung“ nach

Art. 28 DSGVO).

Andere Nutzerinnen und Nutzer, mit denen kommuniziert wird.

Im Falle eines etwaig durch die Nutzungsbedingungen gestattetem Postfachzugriff kann darüber hinaus

die Schulleitung und ggf. dienstlicher Vertreter der Nutzerin bzw. des Nutzers Empfänger der personenbezogenen

Daten sein.

Außerdem die Nutzerverwalter der Schule oder Dienststelle.

Externe Empfänger bzw. Absender, mit denen die Nutzer innen und Nutzer kommunizieren

Im Übrigen siehe oben unter a) Daten von Kommunikationspartnern ohne eigenen Dienst-E-Mail-Account

(z.B. Schülerinnen und Schüler, Erziehungsberechtigte, schulische Partner) - Empfänger.

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen

zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist.

Für die Datenkategorien (Stammdaten, sichtbare Profilinformationen, Passwort, Inhaltsdaten – Ziffern

3.1.1-3.1.4 in Anlage 2 Abschnitt 7 BaySchO) spätestens 3 Monate

• ab dem Zeitpunkt, zu dem das pädagogische Personal die Schule verlässt,

• nach Beendigung der Zusammenarbeit (bei Gastnutzern), dafür ist die jeweilige pädagogische

Einrichtung verantwortlich,

• Die Möglichkeit der Wiederherstellung der Daten kann zur Sicherstellung des Rechts auf Datenübertragbarkeit

für weitere 30 Tage vorgesehen werden, sofern die Verarbeitung eingeschränkt

ist und die Betroffenen keine Löschung verlangen.

Im Übrigen s.o. unter a) Daten von Kommunikationspartnern ohne eigenen Dienst-E-Mail-Account

(z.B. Schülerinnen und Schüler, Erziehungsberechtigte, schulische Partner) – Dauer der Speicherung.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen der Bereitstellung des Videokonferenzwerkzeugs

Visavid zur datenschutzkonformen Durchführung von Videokonferenzen an bayerischen Schulen

zur Durchführung des Distanzunterrichts, sowie für Lehrer- und Klassenkonferenzen und zur KomSeite

Soweit eine Datenverarbeitung auf freiwilliger Basis erfolgt, ist Rechtsgrundlage eine Einwilligung der

betroffenen Personen.

Im Übrigen ist Rechtsgrundlage Art. 85 Abs. 1 BayEUG, § 46 Abs. 1 Satz 1 BayEUG i.V.m. § 19 Abs.

4 BaySchO i.V.m. Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO.

Die Datenverarbeitung im Rahmen der Verwendung von Visavid erfolgt zur Bereitstellung von Videokonferenzräumen

mit integrierter Chat-Funktion für Schulen und weitere Dienststellen, für Schulen zu

den in Ziffer 1 Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO genannten Zwecken, insbesondere

• zum Zwecke der Durchführung von Distanzunterricht,

• der Durchführung von Kommunikation mit Erziehungsberechtigten.

Empfänger sind die Teilnehmerinnen und Teilnehmer der jeweiligen Videokonferenz (beispielsweise

pädagogisches Personal, Schülerinnen und Schüler, Praktikantinnen und Praktikanten, Referendarinnen

und Referendare, Seminarlehrkräfte und Seminarteilnehmerinnen und Seminarteilnehmer). Diese

sind Empfänger hinsichtlich der in der Videokonferenz jeweils sichtbaren oder hörbaren Daten (konkret:

sichtbare Profilinformationen, Videobild und Ton im Rahmen von Videokonferenzen und der gruppenbezogenen

Nutzungsdaten, hierzu Ziffer 4.3 Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO).

Externe Empfänger können schul-externe Teilnehmer und Teilnehmerinnen von Videokonferenzen

sein (beispielsweise von anderen Behörden, Vereinen, Einrichtungen, Unternehmen). (Zu den jeweiligen

Datenarten, die diese empfangen können, vgl. oben)

Zur Bereitstellung und Nutzung von Visavid ist die Übermittlung personenbezogener Daten an ausgewählte

Dienstleister notwendig. Mit diesen Dienstleistern hat die Schule eine Vereinbarung zur Datenverarbeitung

im Auftrag der Schule geschlossen (sog. „Auftragsverarbeitung“ nach Art. 28 DSGVO).

Die Schule bedient sich zu Bereitstellung, Betrieb, Wartung und Support von Visavid folgender Auftragsverarbeiter:

• Auctores GmbH

Amberger Straße 82

92318 Neumarkt

Darüber hinaus wird im Nutzerkonto gespeichert, dass die Nutzerinnen und Nutzer den Nutzungsbedingungen

zugestimmt haben.

Für die Verarbeitung der jeweiligen personenbezogenen Daten sind die für den jeweiligen Verarbeitungsvorgang

einschlägigen Rechtsgrundlagen, in der Regel Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO in Verbindung

mit Art. 85 Abs. 1 BayEUG, soweit eine Datenverarbeitung auf freiwilliger Basis erfolgt, ist Rechtsgrundlage

eine Einwilligung der betroffenen Personen.

Siehe oben unter a) Daten von Nutzerinnen und Nutzern von Videokonferenzen ohne eigenes Visavid-

Nutzerkonto (z.B. Gastnutzer wie Erziehungsberechtigte, Schülerinnen und Schüler, ohne IDMAnbindung)

- Zwecke.

Darüber hinaus wird Visavid zu Fortbildungszwecken genutzt.

Von der Schule beauftragter Administrator hinsichtlich Stammdaten, Passwort (dies nur schreibend)

und Inhaltsdaten (Ziffer 3.1.1, 3.1.3, 3.1.4 in Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO).

Im Übrigen siehe oben unter a) Daten von Nutzerinnen und Nutzern von Videokonferenzen ohne eigenes

Visavid-Nutzerkonto (z.B. Gastnutzer wie Erziehungsberechtigte, Schülerinnen und Schüler, ohne

IDM-Anbindung) – Schulinterne Empfänger.

Siehe oben unter a) Daten von Nutzerinnen und Nutzern von Videokonferenzen ohne eigenes Visavid-

Nutzerkonto (z.B. Gastnutzer wie Erziehungsberechtigte, Schülerinnen und Schüler ohne IDM-Anbindung)

- Empfänger.

Siehe oben unter a) Daten von Nutzerinnen und Nutzern von Videokonferenzen ohne eigenes Visavid-

Nutzerkonto (z.B. Gastnutzer wie Erziehungsberechtigte, Schülerinnen und Schüler ohne IDM-Anbindung)

– Dauer der Speicherung.

An außerschulische Stellen übermitteln wir Daten unserer Schülerinnen und Schüler nur, soweit es zur

Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich oder anderweitig gesetzlich vorgesehen bzw. zulässig ist.

Zu den Empfängern gehören insbesondere:

• Erziehungsberechtigte, Schülerinnen und Schüler (Art. 85 Abs. 3 BayEUG)

• die zuständigen Schulaufsichtsbehörden (Art. 113 BayEUG)

• Rechnungsprüfungsbehörden (Art. 95 BayHO)das zuständige Jugendamt (Art. 31 BayEUG)

• die Träger des Sachaufwands (Art. 10, 19 BaySchFG)

• die Träger des Aufwands der Schülerbeförderung (Art. 1 Abs. 1 und 5 Schulwegkostenfreiheitsgesetz

• SchKFrG i.V.m. der Verordnung über die Schülerbeförderung)

• das Landesamt für Statistik (Art. 113b Abs. 10 BayEUG)

• die aufnehmende Schule im Falle eines Schulwechsels (Art. 85a Abs. 2 BayEUG, § 39 BaySchO)

• das Einwohnermeldeamt (bei Abmeldung ausländischer Schüler vom Schulbesuch in Bayern,

§ 3 Grundschulordnung – GrSO, § 3 Mittelschulordnung - MSO)

• die Kreisverwaltungsbehörden (Art. 118 BayEUG und Art. 119 BayEUG)

• bei archivierungswürdigen Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ggf. das zuständige

Archiv nach dem Bayerischen Archivgesetz (BayArchivG)

• die zuständige Ausländerbehörde, wenn die Schule bei ausländischen Schulpflichtigen feststellt,

dass sie nicht über hinreichende Deutschkenntnisse für einen erfolgreichen Schulbesuch

verfügen (Art. 85 Abs. 2 BayEUG)

• das zuständige Gesundheitsamt (§§ 33-36 Infektionsschutzgesetz – IfSG; § 20 Abs. 8-10 IfSG)

• ggf. Angehörige des pädagogischen Personals der Partnerschule und Nutzerinnen und Nutzer

in den virtuellen Kursen/Räumen der passwortgeschützten Lernplattform

• Zielschule bei Schulwechseln (Art. 85a Abs.3 BayEUG)

Grundsatz:

Zentrale Rechtsgrundlage ist Art. 85 Abs. 1 BayEUG. Danach dürfen Schulen die zur Erfüllung der

ihnen durch Rechtsvorschriften zugewiesenen Aufgaben erforderlichen Daten der Lehrkräfte verarbeiten.

Die Datenverarbeitung im Rahmen der Führung weiterer Personalakten (Nebenakten) ergibt sich aus

Art. 104 Abs. 1 Bayerisches Beamtengesetz (BayBG). Danach darf eine Beschäftigungsbehörde, die

nicht zugleich personalverwaltende Behörde ist, eine weitere Personalakte (Nebenakte) aus Unterlagen

führen, die sich auch in der Grundakte oder Teilakten befinden, soweit deren Kenntnis für die Erledigung

ihrer Aufgaben erforderlich ist.

Die Datenverarbeitung an unserer Schule dient in diesem Rahmen insbesondere der Durchführung

organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen, insbesondere zu Zwecken der Personalverwaltung

oder Personalwirtschaft (vgl. insbesondere Art. 103 BayBG).

Eine Pflicht zur Auskunft durch Lehrkräfte besteht nach Maßgabe von Art. 85 Abs. 1 Satz 3 und Satz 4

BayEUG.

An externe Stellen übermitteln wir Daten der Lehrkräfte nur, soweit es zur Erfüllung unserer Aufgaben

erforderlich oder anderweitig gesetzlich vorgesehen ist.

Zu den Empfängern gehören insbesondere:

• Erziehungsberechtigte, Schülerinnen und Schüler (Art. 85 Abs. 1 und 3 BayEUG)

• die zuständigen Schulaufsichtsbehörden (Art. 113 BayEUG)

• Rechnungsprüfungsbehörden (Art. 95 BayHO)die zuständigen personalverwaltenden Stellen (Art. 103 ff. BayBG)

• das Landesamt für Finanzen (Art. 103 ff. BayBG)

• das Landesamt für Statistik (Art. 113b Abs. 10 BayEUG)

• bei archivierungswürdigen Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ggf. das zuständige Archiv nach BayArchivG

• das zuständige Gesundheitsamt (§§ 33-36 IfSG; § 20 Abs. 8-10 IfSG)

• ggf. Angehörige des pädagogischen Personals der Partnerschule und Nutzerinnen und Nutzer

in den jeweiligen virtuellen Kursen/Räumen im Rahmen der passwortgeschützten Lernplattform

Empfänger

An externe Stellen übermitteln wir Daten des nicht unterrichtenden Personals nur, soweit es zur Erfüllung

unserer Aufgaben erforderlich oder anderweitig gesetzlich vorgesehen ist.

Zu den Empfängern gehören insbesondere:

• Erziehungsberechtigte, Schülerinnen und Schüler (Art. 85 Abs. 1 BayEUG)

• die zuständigen Schulaufsichtsbehörden (Art. 113 BayEUG)

• Rechnungsprüfungsbehörden (Art. 95 BayHO)

• die zuständigen personalverwaltenden Stellen (Art. 103 ff. BayBG)

• das Landesamt für Finanzen (Art. 103 ff. BayBG)

• das Landesamt für Statistik (Art. 113b Abs. 10 BayEUG)

• bei archivierungswürdigen Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ggf. das zuständige Archiv nach dem BayArchivG

• das zuständige Gesundheitsamt (§§ 33-36 IfSG; § 20 Abs. 8-10 IfSG)

Grundsatz: Daten des nicht unterrichtenden Personals werden von uns grundsätzlich nur so lange gespeichert,

wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen für die jeweilige Aufgabenerfüllung

erforderlich ist.

Personaldaten:

Die Speicherung, Löschung und Vernichtung Ihrer Personaldaten im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses

richtet sich nach den Art. 103 ff. BayBG, insb. Art. 110 BayBG (im Falle der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer

nach § 611a BGB sowie in entsprechender Anwendung nach den Art. 103 ff. BayBG, insb. Art. 110 BayBG).

d) Daten von Personen, die mit der Schule in Geschäftskontakt oder sonst in Kontakt stehen

(z.B. als Dienstleister oder Handwerker, Vertreter von örtlichen Behörden oder Personen, die sich an

die Schule wenden)

Weitere Daten werden je nach Art des Geschäfts- oder sonstigen Kontakts verarbeitet.

Als Rechtsgrundlage kommt insbesondere Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. a DSGVO (Einwilligung) und

Art. 6 Abs.1 UAbs. 1 Buchst. b DSGVO (Abwicklung eines Vertrags) in Betracht.